Für Schulträger und Kita-Träger
Digitale Gebäudeakte für Schulen und KitasDer passende Plan. Am richtigen Standort.
Du betreust Schul- oder Kita-Gebäude und brauchst ihre Unterlagen für den nächsten Umbau? Mit der Gebäudeplattform von SMART+AGILE ordnest du vorhandene Bestandspläne und Dokumente dem jeweiligen Gebäude zu. So findest du den hinterlegten Planstand und kannst ihn für die externe Planung bereitstellen.
Jetzt Angebot anfordernWorum es geht
Eine digitale Gebäudeakte bündelt vorhandene Pläne und Dokumente zu einem Schul- oder Kita-Gebäude.
Was du nutzt
Gebäudebezogene Dateiablage, abrufbare Dateiversionen und Freigabelinks im vereinbarten Funktionsumfang.
Dein Einstieg
Vorhandene Unterlagen und Einsatzbereich abstimmen. Darauf basiert dein konkretes Angebot ohne Verpflichtung.
Gebäudeunterlagen für Schulen und Kitas zentral verwalten
Der Grundriss liegt beim Gebäudemanagement, die letzte Planfassung beim beauftragten Büro und die Dokumentation des Anbaus in einem weiteren Ordner. Wenn du eine Maßnahme vorbereitest, musst du diese Unterlagen zusammenführen und dem richtigen Gebäude zuordnen.
Die digitale Gebäudeakte schafft dafür eine gemeinsame Ablage. In der Gebäudeplattform von SMART+AGILE werden vorhandene Dateien an Objekten und Gebäuden hinterlegt. PDF-Pläne lassen sich im Browser ansehen. CAD-Dateien wie DWG und DXF können gespeichert und zur Bearbeitung in geeigneter Fachsoftware heruntergeladen werden. Neue Dateiversionen lassen sich ablegen; frühere Fassungen bleiben abrufbar.
Für deinen Schul- oder Kita-Bestand entsteht damit ein gebäudebezogener Zugang zu den Unterlagen. Ein Beispiel: Du wählst den Schulstandort, öffnest die zugehörige Sporthalle und findest dort die hinterlegten Pläne. Ob diese den tatsächlichen Bauzustand wiedergeben, prüfst du vor ihrer Verwendung mit der zuständigen Fachplanung.
Dein nächster Schritt
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Du möchtest die Gebäudeunterlagen deiner Schulen oder Kitas zusammenführen? Wir stimmen mit dir ab, welche Bestände du übernehmen möchtest und wie du sie künftig nutzen willst.
So lässt sich der Einstieg auf deine Gebäude und vorhandenen Dateien ausrichten.
Formularplatzhalter
Hier steht später dein Anfrageformular.
Das Formular-Snippet wird an dieser Stelle eingebunden. Aktuell werden hier keine Angaben erfasst oder versendet.
Aus dem Gebäudealltag
Drei Anlässe für eine gemeinsame Gebäudeakte
Mehrere Schulen und Kitas betreuen
Du arbeitest mit Unterlagen verschiedener Standorte und Gebäudeteile. Eine Zuordnung zu Objekt und Gebäude hilft dir, etwa den Kita-Anbau vom Hauptgebäude zu unterscheiden. Die Bestandsübersicht als Karte oder Liste bietet den Einstieg in die jeweils hinterlegten Dateien.
Eine Sanierung vorbereiten
Für den Umbau einer Schule braucht die Fachplanung vorhandene Grundrisse und weitere Gebäudeunterlagen. Du stellst den gespeicherten Stand zusammen und klärst fachlich, welche Dateien noch nutzbar sind. Fehlende oder überholte Bestandspläne werden dadurch als zusätzlicher Klärungsbedarf sichtbar.
Pläne an externe Büros übergeben
Ein neues Planungsbüro übernimmt die Erweiterung einer Kita. Über eine Freigabe stellst du die ausgewählten Unterlagen bereit. Je nach Bedarf lässt sich der Link mit Passwort und Ablaufdatum versehen oder zurückziehen. Nach der Maßnahme legst du übergebene Planfassungen am Gebäude ab.
Häufige Fragen zur digitalen Gebäudeakte
Was gehört in eine digitale Gebäudeakte für Schulen und Kitas?
In diesem Zusammenhang gehören dazu vorhandene Bestandspläne und gebäudebezogene Dokumente, die du für Verwaltung, Umbau oder Übergabe brauchst. Je nach Bestand können auch IFC-Modelle und Tabellen hinzukommen. Die Akte wird dem jeweiligen Objekt und Gebäude zugeordnet. Ihr Inhalt hängt von den verfügbaren Unterlagen ab.
Kann ein Schulträger mehrere Standorte zusammen verwalten?
Die Gebäudeplattform führt Objekte und Gebäude in einer gemeinsamen Bestandsübersicht als Karte oder Liste. Die Dateien bleiben dem jeweiligen Gebäude zugeordnet. Welche Anzahl an Objekten, Nutzenden und welcher Funktionsumfang zu deinem Bestand passen, wird für den Einstieg abgestimmt.
Können wir vorhandene Schul- und Kita-Pläne übernehmen?
Vorhandene digitale Unterlagen können übernommen und zugeordnet werden. Vor dem Transfer stimmen wir Dateiformate, Bestandsstruktur und Umfang ab. Papierunterlagen brauchen zunächst eine Digitalisierung. Die Prüfung, ob ein übernommener Plan dem heutigen Gebäude entspricht, bleibt ein eigener fachlicher Arbeitsschritt.
Wie erhält ein externes Planungsbüro Zugriff auf Baupläne?
Ausgewählte Unterlagen lassen sich über einen Freigabelink ohne eigenes Konto bereitstellen. Passwort, Ablaufdatum und das Zurückziehen der Freigabe ermöglichen eine Begrenzung des Zugangs. Bereits heruntergeladene Kopien verbleiben beim Empfänger; ihr Umgang muss separat abgestimmt werden.
Wie bleiben die Pläne nach einem Umbau aktuell?
Nach einem Umbau muss die zuständige Stelle die überarbeitete Planfassung bereitstellen. Du hinterlegst sie als neue Dateiversion am Gebäude; die bisherige Fassung bleibt abrufbar. Verlässliche Aktualität braucht deshalb eine klare Zuständigkeit für Übergabe, Prüfung und Ablage. Bauliche Veränderungen werden durch die Dateiablage nicht automatisch erfasst.
Ist die Gebäudeakte auch für Schüler- oder Kinderakten gedacht?
Diese Anwendung ist auf Gebäudeunterlagen für Schulträger, Kita-Träger und Gebäudemanagement ausgerichtet. Personenbezogene Schüler-, Kinder- und Personalakten gehören in die dafür vorgesehenen Verwaltungsverfahren. Auch die Organisation von Prüfpflichten oder Wartungsfristen ist ein eigener Aufgabenbereich.
Mit einem klar abgegrenzten Bestand starten
Eine Schule mit ihren Gebäudeteilen oder ein ausgewählter Kita-Standort: Gemeinsam klären wir, welche vorhandenen Unterlagen du übernehmen und für welche Aufgaben du sie bereitstellen möchtest.
Jetzt Angebot anfordernGebäudeakte, Zuständigkeit und nächste Schritte
Für die Verantwortung am Gebäude
Die Seite richtet sich an Schulträger, Kita-Träger und das zuständige Gebäudemanagement. Im Mittelpunkt stehen die Unterlagen der Gebäude und ihre Nutzung durch Verwaltung und Fachplanung.
Die Qualität beginnt beim Planstand
Eine geordnete Ablage macht vorhandene Unterlagen zugänglich. Vollständigkeit und bauliche Aktualität brauchen eine fachliche Prüfung. Für fehlende Grundlagen wird separat geklärt, ob eine Bestandsaufnahme oder eine Überarbeitung erforderlich ist.
Der kommunale Rahmen
Wenn du die Einführung über verschiedene kommunale Gebäudearten hinweg planst, findest du den übergeordneten Einstieg unter Gebäudeplattform für Kommunen einführen. Hier geht es konkret um die Arbeit mit Schul- und Kita-Unterlagen.
Die Gebäudeplattform von SMART+AGILE
Die Grundlage ist die Gebäudeplattform von SMART+AGILE. Übernahme vorhandener Daten und benötigte Funktionen werden passend zu deinem Bestand abgestimmt. Die Verantwortung für Freigaben und fachlich aktuelle Inhalte bleibt dabei klar zuzuordnen.