Abgeschlossenheitsbescheinigung: Welche Unterlagen du brauchst und was der Aufteilungsplan zeigen muss

Was die Bescheinigung wirklich ist — und wo ihre Grenze liegt

Du planst die Aufteilung eines Mehrfamilienhauses. Vielleicht den Einzelverkauf der Wohnungen. Vielleicht eine WEG-Begründung im Bestand, um Sondernutzungsrechte sauber zu verteilen. Bevor das im Grundbuch ankommt, brauchst du zwei Dokumente — die Abgeschlossenheitsbescheinigung und den Aufteilungsplan.

Wenn du in Projektentwicklung, Asset Management oder Hausverwaltung mit Aufteilungsvorhaben zu tun hast, kennst du das Verfahren grundsätzlich. Was viele unterschätzen: Die Bescheinigung ist nur das amtliche Etikett auf einem Dokumentenpaket. Das eigentliche Risiko-Dokument ist der Aufteilungsplan — er definiert die räumlichen Grenzen des Sondereigentums und wirkt in jeden späteren Einzelverkauf hinein. Über Jahre, über Eigentümerwechsel hinweg, in jedem Notartermin.

Wie das Zusammenspiel von Bescheinigung und Plan im Detail funktioniert und welche Stolperfallen beim Einzelverkauf entstehen, haben wir im Artikel Abgeschlossenheitsbescheinigung für Investoren: Stolperfallen bei Aufteilung und Verkauf ausführlich beschrieben. Dieser Artikel hier geht eine Ebene tiefer: Welche Unterlagen genau erwartet die Bauaufsicht, wie muss der Aufteilungsplan formal aufgebaut sein und an welchen Stellen entstehen die Form-Fehler, die Wochen kosten?

Die Rechtsgrundlage ist klar. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), zuletzt umfassend reformiert durch das WEMoG (in Kraft seit 1.12.2020), regelt in § 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 WEG den Aufteilungsplan und in § 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 WEG die Bescheinigung. Form und Inhalt regelt die Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Ausstellung von Bescheinigungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz (AVA), neu gefasst am 6. Juli 2021 (BAnz AT 12.07.2021 B2) — sie löste die AVA von 1974 ab. Viele Online-Quellen zitieren noch die alte Fassung. Achte beim Recherchieren auf das Datum.

Die Pflicht-Unterlagen im Überblick

Im Kern erwartet jede Bauaufsicht dasselbe Bündel. Welche Bezeichnungen die Behörde verwendet und in welcher Reihenfolge sie die Unterlagen einreicht haben will, variiert nach Bundesland und Kommune.

Das ist die typische Mindestmenge:

• Antragsformular der zuständigen Behörde, vollständig ausgefüllt und unterschrieben. Bei juristischen Personen mit Nachweis der Vertretungsberechtigung.
• Aufteilungsplan in der erforderlichen Anzahl Ausfertigungen, meist drei: Bauzeichnungen mit Grundrissen aller Geschosse, Schnitten, Ansichten, Lageplan, Stellplätzen, Garagen und Außenanlagen — im Maßstab 1:100. Räume derselben Einheit mit derselben Nummer gekennzeichnet, durchgängig auf jedem Plan.
• Aktueller Lageplan auf Grundlage des Liegenschaftskatasters oder einer amtlichen Vermessung.
• Eigentumsnachweis (Grundbuchauszug oder Notar-Erklärung), in der Regel nicht älter als drei bis sechs Monate.
• Vollmacht, wenn der Antrag nicht durch die Eigentümerin oder den Eigentümer selbst gestellt wird, sondern durch Hausverwaltung, Architekturbüro oder Projektsteuerung.

Manche Bauaufsichten verlangen zusätzlich eine Baugenehmigung in Kopie oder den Nachweis der Bestandsschutz-Lage, vor allem bei älteren Gebäuden oder umgebauten Einheiten. Was am Ort konkret gefordert ist, klärst du am schnellsten direkt mit der zuständigen Stelle — der Konfigurator weiter unten gibt eine erste Orientierung nach Bundesland und Objekt-Konstellation.

Aufteilungsplan: Was die AVA 2021 fordert

Hier liegt das eigentliche Risiko des Verfahrens. Die Bauaufsicht prüft den Aufteilungsplan auf formale Vollständigkeit, nicht auf Übereinstimmung mit der Bau-Realität. Wer formal sauber abliefert, bekommt die Bescheinigung — selbst bei Abweichungen vom tatsächlichen Bauzustand. Inhaltliche Richtigkeit ist Bringschuld der Antragstellenden.

Die AVA 2021 zusammen mit der ständigen obergerichtlichen Rechtsprechung zum grundbuchverfahrensrechtlichen Bestimmtheitsgrundsatz formuliert vier Kernanforderungen.

1. Eindeutige Nummerierung. Jede Einheit bekommt eine durchgehende Nummer. Alle Räume, die zu derselben Einheit gehören — Wohnzimmer, Küche, Bad, Balkon, Kellerabteil, Sondernutzungs-Stellplatz —, tragen exakt diese Nummer. Auf jedem einzelnen Plan: Grundriss, Schnitt, Lageplan. Ohne Unterbrechung und in derselben Schreibweise.

2. Bemaßung und Maßstab. Der Maßstab 1:100 ist seit der AVA 1974 die übliche Vorgabe. In der AVA 2021 ist er nicht mehr ausdrücklich als Pflicht genannt — er hat sich aber als Branchenstandard etabliert und wird in der Rechtsprechung zum grundbuchverfahrensrechtlichen Bestimmtheitsgrundsatz regelmäßig als Maßstab für die geforderte Darstellungsschärfe herangezogen. Bei großen Objekten kommen Übersichtspläne in 1:200 dazu. Bemaßung an allen Sondereigentums-Grenzen, an Außenwänden, an Treppen und an Sondernutzungsflächen.

3. Sondernutzungsrechte sauber dargestellt. Stellplätze, Gartenflächen, Kellerräume — wenn sie als Sondernutzungsrecht zugeordnet werden, müssen sie eindeutig identifizierbar sein. Stellplätze außerhalb des Gebäudes werden ausgehend von den Grundstücksgrenzen bemaßt, nicht von der Gebäudewand. Ändert sich später die Grundstücksaufteilung, ist die Position des Stellplatzes sonst nicht mehr rekonstruierbar.

4. Verbindung von Bescheinigung und Plan. Beide Dokumente gehören dauerhaft zusammen. In der Praxis heißt das: Schnur und Siegel, einheitliche Aktenbezeichnung, idente Stempelvermerke. Wird die Verbindung gelöst, ist die Bescheinigung formal angreifbar.

Die häufigsten Form-Fehler — und was sie kosten

In der Praxis tauchen vier Fehlerklassen immer wieder auf. Sie führen entweder zur Rückforderung der Bauaufsicht — oder, schlimmer, fallen erst beim Einzelverkauf oder bei der Grundbuch-Eintragung auf.

Nummerierungs-Inkonsistenz. Im Grundriss heißt eine Wohnung „Nr. 4", im Schnitt „W4", im Lageplan „Whg. 4". Drei Varianten desselben Begriffs sind drei Stellen, an denen Notar oder Grundbuchamt nachhaken. Konsistente Schreibweise auf jedem Plan löst das Problem vollständig.

Fehlende Schnitte oder Ansichten. Häufiger Fall: Der Plan zeigt alle Geschosse als Grundriss, aber keinen Schnitt durch das Gebäude. Damit ist die Höhenlage der Geschosse nicht eindeutig — und Sondereigentum an Räumen über zwei Etagen (Maisonette, Galerie) lässt sich nicht sauber begründen.

Unklare Stellplatz-Bemaßung. Stellplätze auf dem Grundstück werden von der Gebäudewand aus bemaßt. Das funktioniert, solange das Gebäude steht; ändert sich später die Grundstücksaufteilung, ist die Position des Stellplatzes nicht mehr rekonstruierbar. Saubere Lösung: Bemaßung von den Grundstücksgrenzen.

Lose Bescheinigung und Plan. Bauaufsicht stellt die Bescheinigung aus, der Plan liegt separat in der Akte. Bei späterer Verwendung — Beurkundung beim Notar, Anlage zur Teilungserklärung nach § 8 WEG — fragt sich jeder: Welcher Plan gehörte eigentlich zu welcher Bescheinigung? Ohne Schnur, Siegel oder eindeutige Aktenbezeichnung wird die Zuordnung zur Vermutungsfrage.

Jeder dieser Form-Fehler ist mit der Akte schnell zu beheben, solange die Bauaufsicht noch nicht bestätigt hat. Sobald die Bescheinigung erteilt und beim Notar eingereicht ist, kostet die Korrektur Eigentümer-Zustimmungen, neue Beurkundung und in vielen Fällen einen weiteren Antrag bei der Behörde.

Warum alte Bauakten-Pläne meistens nicht reichen

Der häufigste Reflex bei Aufteilungen im Bestand: Bauakten-Pläne aus dem damaligen Genehmigungsverfahren aus dem Archiv ziehen, leicht aufbereiten, einreichen. Das funktioniert formal — und ist inhaltlich riskant.

Bauakten-Pläne sind Genehmigungsplanungen. Sie zeigen, was die Behörde damals genehmigt hat. Was tatsächlich gebaut wurde, kann abweichen — Wände verschoben, Türen anders gesetzt, Schächte umgelegt. Was später umgebaut wurde — Wand durchgebrochen, Bad versetzt, Dachgeschoss ausgebaut —, ist in der Bauakte oft gar nicht dokumentiert.

Die Bauaufsicht prüft das nicht. Sie sieht einen formal sauberen Plan und stellt die Bescheinigung aus. Beim ersten Einzelverkauf wird die Diskrepanz dann sichtbar: Käuferinnen und Käufer messen nach, Wohnflächen passen nicht, der notariell beurkundete Aufteilungsplan stimmt nicht mit der Realität überein. Daraus entstehen typischerweise Kaufpreiskorrekturen in der Verhandlung, Nachforderungen nach Übergabe oder die nachträgliche Korrektur des Aufteilungsplans mit Zustimmung aller Eigentümer.

Die sachlich saubere Antragsgrundlage ist ein aktuelles Aufmaß — also eine Erfassung des tatsächlichen Bauzustands. Auf diese Grundlage wird der Aufteilungsplan gezeichnet. Damit ist die Bescheinigung formal sauber und inhaltlich belastbar.

Landesrecht: zuständige Stelle, Sachverständige, elektronischer Antrag

Die Ausstellung der Bescheinigung ist Sache der Länder. Wer ein bundesweit gleiches Verfahren unterstellt, läuft in Nachforderungen und Terminverluste.

Drei landesrechtliche Stellschrauben, die in der Praxis zählen:

1. Zuständige Behörde. In den meisten Ländern ist die untere Bauaufsichtsbehörde zuständig. Die Bezeichnung variiert — untere Bauaufsicht, Bauordnungsamt, Bauamt. Wo die Zuständigkeit für dein Objekt liegt, klärt ein Anruf bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung.

2. Sachverständigen-Option. In mehreren Bundesländern — darunter Bayern, Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz — dürfen alternativ öffentlich bestellte und anerkannte Sachverständige die Bescheinigung ausstellen, sofern das Land das per Rechtsverordnung zugelassen hat und die oder der Sachverständige für dieses Verfahren bestellt oder anerkannt ist. Lohnt sich die Sachverständigen-Option? In der Regel ja, wenn das Bauamt vor Ort hohe Auslastung hat und der Termin gegen einen Notartermin steht. Der Sachverständigen-Weg ist meist teurer, aber planbarer.

3. Elektronische Antragstellung. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) ist in den Ländern unterschiedlich weit. In manchen Kommunen reicht ein digitaler Antrag inklusive PDF-Einreichung; in anderen ist weiterhin Papier mit drei Ausfertigungen Standard. Was bei deiner Behörde gilt, steht in der Regel auf der Webseite der zuständigen Stelle. Im Zweifel: anrufen.

Was kostet was — und wo der Aufwand sich lohnt

Die Bescheinigung selbst — also die behördliche Gebühr — ist gemessen am Gesamtaufwand der kleinste Posten. Sie richtet sich nach Bundesland, Anzahl der Einheiten und kommunaler Gebührensatzung. Was deine konkrete Bauaufsicht aufruft, steht in der jeweiligen Verwaltungsgebührensatzung.

Drei Punkte zur Einordnung:

• Die Behörden-Gebühr ist der kleinste Posten. Aufteilungsplan und Antragsvorbereitung sind die eigentlichen Kostenpositionen.
• Aufmaß und Plan-Erstellung sind separat zu kalkulieren und richten sich nach Gebäudegröße, Geschossanzahl und Komplexität der Sondernutzungs-Konstellation.
• Antragseinreichung und Behördenkommunikation sind je nach Bundesland und Sachverständigen-Option unterschiedlich aufwendig.

Eine ehrliche Größenordnung ergibt erst ein Angebot auf Basis deines Objekts. Pauschalzahlen am Telefon wären geraten.

Wenn SMART+AGILE ins Spiel kommt

Was ein Angebot konkret kostet, hängt am Aufmaß und am Plan. Hier eine kurze Erklärung, wie wir das bei SMART+AGILE liefern.

Wir liefern den Aufteilungsplan auf Basis eines aktuellen Aufmaßes. Konkret: Wir erfassen das Gebäude per 3D-Laserscan vor Ort, modellieren ein BIM-ready Bestandsmodell und zeichnen den Aufteilungsplan aus dieser Datenbasis. Den Lageplan zeichnen wir auf Basis der amtlichen Liegenschaftskarte; eine eigene Grenzerfassung ist beim Aufteilungsplan nicht nötig.

Das Lieferprodukt heißt Datenpaket Aufteilungsplan. Es enthält Grundrisse aller Geschosse, Schnitte, Lageplan, Bemaßung, Höhenangaben, Stellplätze, Garagen und Außenanlagen — als DWG und PDF im Maßstab 1:100, bei großen Objekten ergänzt um Übersichten in 1:200. Räume durchgehend mit derselben Einheits-Nummer, Sondernutzungsrechte sauber abgegrenzt.

Optional zubuchbar ist der Baustein Antragseinreichung + Begleitung: Zusammenstellung aller Unterlagen, Vollständigkeitsprüfung, Einreichung bei der zuständigen Stelle und Koordination der Rückfragen mit der Behörde. Die bauordnungsrechtliche Prüfung selbst bleibt bei der Bauaufsicht — wir reichen ein und koordinieren Rückfragen.

Wer die Flächenermittlung für den späteren Einzelverkauf gleich mitdenken will, kombiniert das Datenpaket Aufteilungsplan mit dem Baustein Flächen DIN 277 oder dem Baustein Flächen WoFlV — je nach Nutzungsart der Einheiten. Damit liegen Flächen aus derselben Datenbasis vor, bevor der erste Notartermin steht.

Hinweis zur rechtlichen Einordnung

Dieser Artikel ordnet das Verfahren rechtlich ein, ist aber keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die rechtliche Bewertung — insbesondere zu § 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 2 WEG, zu § 8 WEG, zur Teilungserklärung und zu Sondernutzungsrechten — gehört in die Hand von Notar oder Anwältin und Anwalt mit Schwerpunkt WEG.

Wenn du nicht sicher bist, ob für deinen Bestand ein neues Aufmaß sinnvoll ist oder ob eine vorhandene Dokumentation reicht — frag im Erstgespräch nach. Wenn wir nicht der richtige Partner sind, sagen wir es offen.

Wenn du wissen willst, in welchem Datenpaket dein Anwendungsfall am besten aufgehoben ist, schau dir die Übersicht der fünf SMART+AGILE-Datenpakete an.